Montag, 8 Uhr. Im Postfach warten 47 Mails, und gefühlt steht in jeder „dringend“. Das Telefon klingelt, jemand steht in der Tür, ein Kunde hat ein Problem. Um 18 Uhr bist du völlig erledigt. Und das eine Thema, das wirklich wichtig gewesen wäre, liegt immer noch da. Wie schon letzte Woche.
Das Dringende schreit. Das Wichtige wartet leise.
Was Eisenhower damit zu tun hat
US-Präsident Dwight D. Eisenhower hat 1954 in einer Rede einen ehemaligen Hochschulpräsidenten zitiert: Es gebe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden seien nicht wichtig, und die wichtigen seien nie dringend1. Stephen Covey hat daraus Jahrzehnte später die bekannte Matrix gemacht2:
Der entscheidende Quadrant ist links oben: wichtig, aber nicht dringend. Strategie, Mitarbeitergespräche, die neue Preisliste, die Nachfolge, die eigene Gesundheit. Nichts davon klingelt. Nichts davon hat eine Deadline. Und genau deshalb wird es Woche für Woche verschoben, bis es irgendwann doch dringend ist. Dann allerdings als Krise.
Warum wir uns vom Dringenden einwickeln lassen
Forscher haben gezeigt, dass Menschen Aufgaben mit kurzer Frist vorziehen, selbst wenn eine andere Aufgabe objektiv mehr bringt3. Allein das Gefühl von Zeitdruck macht eine Sache attraktiver. Dazu kommt: Wer den ganzen Tag Dringendes erledigt, fühlt sich produktiv. Das Wichtige liefert dieses Gefühl erst viel später.
Die Kehrseite
Die Matrix auszufüllen ist leicht. Danach zu handeln nicht. Wer links oben nur einträgt, aber keine Zeit dafür reserviert, hat eine schöne Liste und sonst nichts. Und „Abgeben“ heißt nicht, Unangenehmes auf andere abzuwälzen. Manchmal heißt es einfach, Nein zu sagen.
richtig geile Firmen...
...geben dem Wichtigen einen festen Platz im Kalender, bevor das Dringende ihn besetzt. Sie sorgen dafür, dass nicht jeder Anfrage sofort nachgehechtet wird. Und sie fragen bei jeder neuen „dringenden“ Sache kurz nach, für wen sie eigentlich dringend ist.
- Welches wichtige Thema schiebe ich seit Wochen vor mir her?
- Wann genau in dieser Woche arbeite ich daran? (Jetzt in den Kalender damit.)
- Welche „dringenden“ Dinge waren es letzte Woche eigentlich nur für jemand anderen?
- Was davon könnte ein anderer genauso gut oder besser erledigen?
Long Story short
Lasst euch nicht vom Lautesten regieren. Gebt dem Wichtigen einen Termin, bevor es zur Krise wird.
Lesen ist cool. Machen ist geiler.
Lass uns gerne über eure Herausforderungen sprechen. Ganz unverbindlich bei einem virtuellen Kaffee. Ich freu mich drauf!
Constantin
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Quellen und zum Weiterlesen
- Dwight D. Eisenhower: Rede vor der Zweiten Vollversammlung des Weltkirchenrats, Northwestern University, Evanston (19. August 1954)
- Stephen R. Covey: Die 7 Wege zur Effektivität, Gabal (Original: The 7 Habits of Highly Effective People, 1989)
- Meng Zhu, Yang Yang, Christopher K. Hsee: The Mere Urgency Effect, Journal of Consumer Research 45 (2018)